Hoe onthaal je een nieuwe medewerker met een arbeidshandicap? Tips voor werkgevers

Dit dossier schetst enkele voorwaarden voor een goede onthaalprocedure met specifieke aandacht voor arbeidshandicap. We geven tips om het onthaal binnen een bedrijf of organisatie op een ‘handicapvriendelijke’ wijze te laten verlopen. Bij de aanwerving van een persoon met een arbeidshandicap hebben zowel de organisatie/bedrijf als het nieuwe personeelslid met een handicap er baat bij dat er voldoende aandacht wordt besteed aan het onthaal.

Waarom is een onthaal zo belangrijk?

Uit een artikel van de VDAB blijkt dat steeds meer medewerkers op hun eerste werkdag al spijt hebben van hun nieuwe job. Eén van de redenen hiervoor is dat werkgevers blijkbaar steeds vaker nieuwe werknemers aan hun lot overlaten. Ze vinden het de moeite niet meer om energie te steken in begeleiding, omdat ze twijfelen aan hun langdurige verblijf in de onderneming.

Wennen aan een nieuwe omgeving, het arbeidsritme, de nieuwe job en het verwerven van de nodige vaardigheden en competenties vraagt tijd en geduld. Deze zaken kunnen meer tijd vragen voor een persoon met een handicap.

Een goede onthaalprocedure in een bedrijf is van belang voor elke nieuwe medewerker, maar ook voor het bedrijf zelf en de collega’s van de nieuwkomer. Enkele positieve gevolgen van een goed onthaal: de motivatie van de nieuwe medewerker is hoger, de inschakeling verloopt vlotter en de werksfeer is prettiger.

Personen met een arbeidshandicap zijn hier extra mee gebaat, omdat hun introductieprocedure meer tijd en moeite kan vragen. ‘Kan’ omdat er niet altijd extra inspanningen geleverd moeten worden. Sommige personen met een handicap hebben geen nood aan extra ondersteuning of hebben slechts voor enkele specifieke zaken ondersteuning nodig.

Een onthaalprocedure biedt de nieuwe medewerker duidelijke info over de inhoud van de functie, het takenpakket, de bedrijfscultuur… Om van een succesvolle integratie te kunnen spreken, moet een onthaalprocedure aandacht hebben voor 4 factoren:

• de werkplek/het team/de afdeling
• de nieuwkomer zelf
• impact management
• peetouderschap

In dit dossier bespreken we elke factor afzonderlijk. Waar nodig leggen we de klemtoon op arbeidshandicap en geven we voorbeelden.

De onthaalprocedure die hier werd uitgewerkt, is gebaseerd op resultaten van het ESF-project ‘Indicatoren voor Kwaliteitsvol Werkplekleren’ (ESF).

De werkplek/het team/de afdeling

Opvolgen van leerprocessen van nieuwe medewerkers

Heeft de nieuwe werknemer een persoonlijk opleidingsplan met duidelijk geformuleerde doelstellingen, of ontbreekt een gestructureerde aanpak volledig?

Kennisdeling

Is kennisdeling een specifiek onderdeel van de bedrijfsstrategie? Wordt het doorgeven van kennis gestimuleerd en gewaardeerd? Of gebeurt kennisdeling spontaan?

Registratie van leerresultaten op de werkplek

Worden de competenties van nieuwkomers op een of andere manier geregistreerd en zo goed mogelijk ingezet?

Voor een werkgever is het interessant om te weten welke competenties de werknemer met een handicap heeft. Registratie van competenties kan belangrijk zijn in het kader van functionerings- en evaluatiegesprekken, kansen op promotie, gesprekken over de aanpassing van taakinhouden (bijvoorbeeld als een werknemer omwille van een progressieve ziekte bepaalde taken niet meer kan uitvoeren) … In al deze gevallen kan het belangrijk zijn om een goed zicht te hebben op de competenties en vaardigheden van medewerkers. Dit met het oog op het optimaal inzetten van de aanwezige competenties in het bedrijf.

Materiaal om het leren te ondersteunen

Worden hulpmiddelen aangeboden en zijn uitgewerkte procedures aanwezig om het leren op de werkplek te bevorderen? Worden ze eventueel op maat van de nieuwkomer uitgeschreven? Zijn deze hulpmiddelen en uitgewerkte procedures toegankelijk? Zijn ze ook toegankelijk qua vorm en inhoud voor een werknemer met een arbeidshandicap? De werkgever dient er voor te waken dat alle belangrijke info in een voor de nieuwe werknemer toegankelijke vorm wordt aangeboden. Voorzie bijvoorbeeld Word-documenten voor personen met een visuele handicap. Eenvoudig taalgebruik en gebruik van pictogrammen is aangewezen voor personen met een verstandelijke handicap. Een werknemer met een auditieve handicap kan bij de VDAB voor een bepaald aantal uren een doventolk aanvragen om het leren op de werkplek te faciliteren. Werknemers met een arbeidshandicap kunnen vaak gebruik maken van hulpmiddelen die terugbetaald worden door VDAB (zie dossier Aanpassingen Arbeidsomgeving). Het is vaak belangrijk dat ook de collega’s een idee hebben van het nut en de functie van dergelijke hulpmiddelen.

Zelfstudie

Is er, om zelfstudie bij nieuwkomers te ondersteunen, didactisch materiaal of begeleiding beschikbaar? Kan de nieuwkomer op verschillende manieren leren?

Feedback geven

Nieuwkomers stimuleren om vragen te stellen

Worden nieuwkomers gestimuleerd om vragen te stellen? Wordt dit geapprecieerd? Worden vaak terugkomende vragen geregistreerd/gebundeld?

Netwerking

Zijn de relatienetwerken in het bedrijf beperkt tot de eigen afdeling/ het eigen team? Of krijgt iedereen de kans om ook contacten te leggen met andere collega’s en externe organisaties/bedrijven? Is er sprake van interne netwerking? Het is belangrijk een zo ruim mogelijk intern (en extern) netwerk uit te bouwen. Een kwaliteitsvol netwerk is van groot belang voor werknemers met een arbeidshandicap, ook om vooroordelen en weerstanden ten overstaan van hun handicap te counteren. Het is in die zin ook belangrijk om deze werknemers voldoende te stimuleren om deel te nemen aan koffiepauzes, personeelsfeestjes en -uitjes, teambuildingactiviteiten, gezamenlijke vormingsmomenten… Bij de organisatie en planning hiervan is toegankelijkheid een belangrijk issue.

De nieuwkomer zelf

Het gaat hier over betrokkenheid bij het onthaal, leerstijlen en vermogen en bereidheid om te leren. Voldoende en kwaliteitsvolle aandacht hiervoor zorgt voor een aanzienlijk kortere inloopperiode.

Betrokkenheid van de nieuwkomer

Ondergaat een nieuwkomer de hele onthaalprocedure? Wordt de nieuwkomer betrokken bij zijn onthaal? Heeft hij de mogelijkheid om een eigen inbreng te doen en zijn integratieproces mee te sturen en vorm te geven? Wordt een integratie protocol opgesteld? Wij vinden dit een nuttig instrument om specifieke professionele noden en behoeften van een werknemer met een arbeidshandicap te inventariseren, met het oog op een optimale inschakeling. Bovendien worden afspraken geformaliseerd en zijn ze ook beschikbaar in functie van functionerings- en evaluatiegesprekken en bijvoorbeeld als er een nieuwe leidinggevende aangesteld wordt.

Leerstijlen

Kent de organisatie de voorkeurleerstijl van de nieuwkomer? Weten ze hoe hij het beste en liefste leert en wordt hier rekening mee gehouden?

Vermogen en bereidheid om te leren

Elk persoon is anders. Sommige personen leren sneller dan anderen. Iedereen moet voldoende tijd en ondersteuning krijgen om zijn job fatsoenlijk aan te leren. Voor personen met een arbeidshandicap is dit niet altijd evident. Soms dringt een aangepast leerprogramma zich op, net als toegankelijke leermethodes, -materiaal of –ondersteuning.

Enkele voorbeelden:

• Een werknemer met een auditieve handicap (doof of slechthorend), kan een tolk Vlaamse Gebarentaal inschakelen om een vlot onthaal te faciliteren. De tolkaanvraag gebeurt bij het Vlaams Communicatie Assistentie Bureau voor Doven (CAB vzw, http://www.cabvlaanderen.be). (zie dossier tolken)
• Een nieuwe kracht met een visuele handicap heeft misschien wel extra tijd en bijkomende assistentie nodig tot hij/zij gewend is aan de indeling van de werkplaats.

Impact management

Binnen het item ‘Impact management’ staan 7 topics centraal. Een goede onthaalprocedure begint bij het management.

Recrutering en selectie van nieuwe werknemers

Moeten nieuwe werknemers perfect voldoen aan de functiebeschrijving of is het ook belangrijk dat ze passen binnen de bedrijfscultuur? Of werft het bedrijf eerder mensen aan met groeipotentieel, die inzicht krijgen in wat de specifieke verwachtingen zijn in hun huidige en toekomstige rol en van daaruit kunnen werken aan hun ontwikkelingsmogelijkheden?

Hoe je dit communiceert via de vacature kan erg belangrijk zijn voor een persoon met een arbeidshandicap om al dan niet te solliciteren. De druk om perfect te voldoen aan de gestelde eisen weegt soms zwaarder door dan zijn motivatie en interesse.

Visie op het integratieproces

Is er in het bedrijf een visie rond het onthaal, opleiden en begeleiden van nieuwe mensen? Is er betrokkenheid van sleutelfiguren bij het onthaalproces? Vormt het onthaal en inwerken van nieuwkomers een onderdeel van het integraal HRM-beleid?

Leercultuur

Krijgen nieuwe medewerkers de nodige tijd en ruimte om te leren? Worden fouten aanvaard en zien chefs ze aan als leerkansen voor het bedrijf? Krijgen nieuwkomers op een constructieve manier feedback?

Leeftijdsbewust personeelsbeleid

Beschikt het bedrijf over een toekomstgericht leeftijdsbewust personeelsbeleid?  Een beleid waarbij medewerkers volgens hun wensen en mogelijkheden ingezet kunnen worden voor overdracht van kennis en ervaring, zoals peetouderschappen? Een beleid waarbij er ook rekening gehouden wordt met de eventuele beperkingen die het ouder worden met zich mee kan brengen?

Empowerment, zelfsturing

Wordt zelfsturing gestimuleerd, waarbij ieder team zelf initiatieven kan ontwikkelen en verantwoordelijkheid nemen? Krijgen zelfsturende teams voldoende speelruimte om hun doelstellingen te realiseren? Wordt er van iedere werknemer verwacht dat hij de productienormen haalt, ook van werknemers met een arbeidshandicap? In een zelfsturend team kunnen bepaalde beperkingen van personen met een arbeidshandicap makkelijker worden opgevangen. Er is bijvoorbeeld ruimte voor taakopsplitsing, jobcarving, enzovoort. Er dient niet strikt te worden vastgehouden aan rigide taakomschrijvingen en functieprofielen. In functie van het Nieuwe Werken en als onderdeel van een flexibele arbeidsorganisatie kunnen we zeker ook glijdende werkuren aanbevelen.

Open communicatiesysteem

Hoe verloopt de communicatie binnen het bedrijf? Vooral informeel of vooral op formele, sterk gestructureerde wijze? Wordt er overlegd tussen verschillende afdelingen? Wordt er een open communicatie gevoerd met alle medewerkers en afdelingen? Hoe pak je de communicatie over een nieuwe medewerker met een arbeidshandicap het beste aan?

Erg belangrijk is duidelijke communicatie met de werknemer met een arbeidshandicap. Een sfeer van openheid en veiligheid is onontbeerlijk. Personen met een arbeidshandicap krijgen soms het gevoel ‘een last’ te zijn, door extra inspanningen die voor hen gedaan worden. Door hierover te communiceren, neem je onzekerheden weg, waardoor ze onbelemmerd kunnen focussen op hun nieuwe job.

Is het noodzakelijk dat toekomstige collega’s op voorhand worden geïnformeerd over de komst van een collega met een handicap? Wij zijn van mening dat directe collega’s nauw betrokken moeten worden bij het introductieproces indien de nieuwkomer met een handicap voor bepaalde taken beroep zal moeten doen op deze collega’s. Is dit niet het geval, dan kan best bij de persoon zelf even afgetoetst worden wat hij het beste vindt.

Veel werknemers hebben geen idee wat de mogelijkheden/beperkingen van personen met een arbeidshandicap zijn . Het is daarom belangrijk dat er voldoende tijd beschikbaar is om kennis te maken. Zo weten collega’s met welke zaken ze rekening moeten houden en zo kunnen eventueel zorgen/onzekerheden opgevangen worden.

Stimuleren van kennisdelen

Worden verschillende afdelingen betrokken bij het kennisdelen volgens een welbepaald systeem? Of gebeurt dit eerder informeel en op individuele basis? Worden nieuwkomers gestimuleerd om actief vragen te stellen?

Peetouderschap

Begeleiding van nieuwe werknemers is erg belangrijk, zeker van nieuwkomers met een handicap. Peetouders zijn een terugvalbasis, houvast en sturen op positieve wijze aan en bij.

Statuut van peetouderschap

Hoe worden peetouders geselecteerd? Worden ze aangeduid of wordt er geselecteerd uit vrijwillige kandidaten? Hebben ze een duidelijke rolbeschrijving en -afbakening? Wordt het peetouderschap geëvalueerd?

Een peetouder, aangesteld voor een nieuwe medewerker met een arbeidshandicap, moet geen ervaring hebben met ‘handicap’. Het is wel belangrijk dat hij de handicap bespreekbaar maakt. Zo kan hij samen met de persoon met een handicap meedenken over mogelijkheden en beperkingen in zijn functie en mee zoeken naar oplossingen.

Ondersteuning van de peetouders

Krijgen de peetouders een opleiding of kunnen ze terecht bij collega’s met vragen? Krijgen peetouders voldoende tijd en ruimte om hun rol professioneel uit te voeren en worden ze hierin ondersteund, opgevolgd en eventueel bijgestuurd door leidinggevenden?

Rol van HR in de ondersteuning van de peetouders

Biedt het HR-management enkel ondersteuning op vraag van de peetouders of organiseert het bijeenkomsten voor de peetouders waarin ze ervaringen kunnen uitwisselen? De rol van het HR-management kan ook inhouden dat het de peetouders ondersteunt via uniforme procedures en het up-to-date houden van materiaal.